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O Sped trabalhista, denominado de Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, eSocial, é um sistema de escrituração digital da folha de pagamento que envia as informações trabalhistas para um cadastro único que  será compartilhado por várias entidades do governo, como a Receita Federal, Previdência Social, entre outros.

A grande novidade trazida pelo eSocial é a inclusão dos eventos que reportam as informações dos processos trabalhistas, já que alterará a forma como são tratadas as informações de reclamatórias na Justiça do Trabalho. 

A mudança, vale a partir de 16 de janeiro de 2023 (ambiente de produção), quando o processo trabalhista passa a ser enviado ao eSocial na versão S-1.1, através de 04 novos eventos:

• S-2500 – Processo Trabalhista;
• S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
• S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista;
• S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

O S-2500 é o evento do eSocial que registra as informações de processos trabalhistas na Justiça do Trabalho. Neste evento são prestadas informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo, às bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS.

E quem está obrigado enviar? Todo declarante que em processos trabalhistas for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes.

O prazo de envio será até o dia 15 do mês subsequente ao trânsito em julgado da decisão proferida no processo trabalhista ou do acordo na Justiça do Trabalho.

Com a inclusão dos processos trabalhistas no eSocial, passam a ser declarados via DCTFWeb as contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas em decorrência de decisões proferidas pela Justiça do Trabalho.

Já o evento S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista, informa os valores do imposto sobre a renda da pessoa física e das contribuições sociais previdenciárias, inclusive as destinadas a Terceiros, incidentes sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo proferidas nos processos trabalhistas perante a Justiça do Trabalho, que foram informados no evento S-2500.

Vale destacar que deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores incluídos nesse processo como parte. Porém, se a decisão judicial ou acordada autorizar o pagamento dos valores devidos em parcelas, para cada parcela quitada será transmitido um evento S-2501, a fim de registrar a competência e as respectivas informações dos tributos (base de cálculo e valor dos tributos) que estão sendo quitadas em cada parcela.

Nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento previdenciário e fiscal não será necessário o envio do evento S-2501, pois o recolhimento será feito mediante ordem judicial. Caso o depósito judicial não abranja a integralidade do recolhimento dos tributos, este evento deve ser enviado com os valores remanescentes. 

Importante destacar que o evento S-2500 sempre deve ser enviado, e a partir do momento que uma empresa passa reportar as informações dos processos trabalhistas ao eSocial, é preciso que ela organize o seu calendário de obrigações, e adote boas práticas, uma vez que é preciso enviar as informações necessárias pelo sistema em determinados prazos, respeitando o cronograma, a versão atual do leiaute para evitar autuações. 

O evento S-3500 serve exclusivamente para tornar sem efeito o envio de um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente, tendo em vista que se refere à exclusão de eventos – processo trabalhista. A exclusão de evento implica na perda dos efeitos jurídicos relativos ao cumprimento da obrigação de prestar informações ao eSocial, dentro dos prazos estabelecidos, portanto, deve ser feito com cautela.

O evento S-5501 mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados, as contribuições sociais previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte.

Quando os dados não são enviados corretamente ao eSocial, são enviados com atraso ou mesmo não são entregues ao governo, a empresa está sujeita a multas, e uma fiscalização poderá retroagir pelo prazo dos últimos 05 anos, já pensou nisso?

Com tantas transformações, a sua empresa está preparada para as mudanças trazidas pela nova era da escrituração digital com a chegada do Sped trabalhista, o eSocial reportando as informações dos seus processos trabalhistas?